Wie viele Anrufe in der B2B-Telefonakquise erreichen den Entscheider?
18 Prozent der Anrufe erreichten in einer eigenen Auswertung über 492 Wählversuche in einer bestimmten Branche den Entscheider; 39 Prozent erreichten niemanden, 27 Prozent endeten im Vorzimmer. Der Engpass liegt damit vor dem Gespräch und nicht darin: Vier von fünf Anrufen scheitern, bevor über das Angebot überhaupt gesprochen wird. Das verschiebt die Aufmerksamkeit weg von der Gesprächsführung, an der die meisten Trainings ansetzen, hin zur Erreichbarkeit. Die Verteilung schwankt stark mit Branche und Unternehmensgröße; die Größenordnung ist typisch.
Eigene Kampagne, 492 Wählversuche, Stand August 2026.
Die meisten Trainings zur Telefonakquise handeln vom Gespräch. Vom Einstieg, von Einwänden, vom Abschluss. Das ist nachvollziehbar, weil man daran arbeiten kann.
Nur findet der überwiegende Teil der Anrufe nie ein Gespräch.
Was die Zahlen zeigen
In einer eigenen Kampagne über 492 Wählversuche verteilte sich das Ergebnis so:
| Ausgang | Anteil |
|---|---|
| Entscheider erreicht | 18 % |
| niemanden erreicht | 39 % |
| im Vorzimmer geendet | 27 % |
| falsche Nummer | 4,5 % |
| Rest (Fehlkontakt, Rückruf vereinbart) | ~11 % |
Vier von fünf Anrufen erreichen also nie die Person, um die es geht. Und wo tatsächlich gepitcht werden konnte, endeten 56 Prozent der Gespräche positiv.
Das dreht die übliche Prioritätensetzung um. Wer an der Gesprächsführung arbeitet, während 82 Prozent nicht ankommen, verbessert den kleineren Hebel.
Die Zahlen stammen aus einer Kampagne in einer bestimmten Branche und lassen sich nicht ungeprüft übertragen. Die Größenordnung allerdings deckt sich mit dem, was in anderen Projekten sichtbar wird: Durchkommen ist der Engpass, nicht Überzeugen.
Das Vorzimmer ist kein Gegner
Die verbreitete Sprache verrät die falsche Haltung. „Gatekeeper überwinden”, „am Vorzimmer vorbeikommen”, „die Assistenz austricksen”. Wer so denkt, verhält sich entsprechend, und das ist hörbar.
Die Assistenz macht ihre Arbeit. Sie soll Anrufe sortieren, damit der Entscheider arbeiten kann. Das ist kein Hindernis, sondern eine Funktion. Wer sie als Gegner behandelt, verliert zweimal: einmal im Gespräch, und einmal später, weil die Assistenz sich erinnert und mit dem Entscheider spricht.
Umgehungsversuche funktionieren kurzfristig. Ein vorgetäuschter bestehender Kontakt, ein Anruf um 7:30 Uhr, wenn niemand vorfiltert, ein absichtlich vager Verweis auf ein früheres Gespräch. Das kommt durch. Und es beschädigt die Geschäftsbeziehung, bevor sie begonnen hat.
Der Anrufgrund entscheidet
Das Vorzimmer sortiert nach Kategorien. Vertrieb, Bewerbung, Rechnung, Bekannter, unklar. Alles, was sicher in „Vertrieb” fällt, wird abgewiesen, denn genau dafür ist die Filterfunktion da.
Daraus folgt nicht, dass man lügen soll. Es folgt, dass die Formulierung des Anlasses darüber entscheidet, ob überhaupt weitergefragt wird.
Was zuverlässig aussortiert wird:
„Ich wollte fragen, wer bei Ihnen für den Einkauf zuständig ist, wir bieten …”
Das ist bereits die vollständige Selbsteinordnung. Die Assistenz muss nicht nachdenken.
Was weiterkommt, ist ein Anlass, der konkret genug ist, um ernst zu wirken, und nicht kategorisierbar:
„Es geht um Ihre Ausschreibung für den Standort Fürth. Wer bearbeitet das bei Ihnen?”
Der Unterschied ist nicht Trickserei. Der Unterschied ist, dass im zweiten Fall vorher recherchiert wurde. Ohne diese Recherche gibt es keinen spezifischen Anlass, und dann bleibt nur die Kategorie. Woher solche Anlässe kommen, steht unter Leadrecherche.
Der Hebel, der größer ist als alle Gesprächstechnik
Bei 4,5 Prozent falschen Nummern in der eigenen Auswertung war jeder zwanzigste Anruf von vornherein verloren. Das ist keine Frage der Gesprächsführung, sondern der Datenqualität.
Dasselbe gilt für die Zielauswahl. Ein erheblicher Teil der Fehlgespräche entstand nicht durch schlechte Formulierungen, sondern dadurch, dass die angerufene Firma von Anfang an nicht ins Zielprofil passte. Wer dort ansetzt, verschiebt die 18 Prozent stärker als jede Optimierung am Skript.
Wie die vollständige Rechnung vom Wählversuch bis zum wahrgenommenen Termin aussieht, steht unter Telefonakquise Erfolgsquote. Wer die Erstansprache nicht selbst aufbauen will, findet unser Modell unter Telefonakquise.
Häufige Fragen
Wie viele Anrufe erreichen den Entscheider?
In einer eigenen Auswertung über 492 Wählversuche waren es 18 Prozent. 39 Prozent erreichten niemanden, 27 Prozent endeten im Vorzimmer, der Rest verteilte sich auf falsche Nummern und Fehlkontakte. Die Zahl schwankt stark mit der Branche und der Unternehmensgröße, aber die Größenordnung ist typisch: Der überwiegende Teil der Anrufe kommt nie an.
Wie kommt man am Vorzimmer vorbei?
Nicht mit einem Trick, sondern mit einem Anrufgrund, der sich nicht in eine Kategorie einsortieren lässt. Das Vorzimmer hat die Aufgabe, Anrufe zu sortieren. Wer sein Anliegen so formuliert, dass es eindeutig nach Vertrieb klingt, liefert die Grundlage für die Aussortierung selbst mit.
Sollte man das Vorzimmer umgehen?
Umgehungsversuche wie das Vortäuschen eines bestehenden Kontakts oder das Anrufen außerhalb der Bürozeiten funktionieren kurzfristig und kosten langfristig. Die Assistenz merkt sich, wer sie getäuscht hat, und sie spricht mit dem Entscheider. Ein Anruf, der so beginnt, ist als Geschäftsbeziehung schon beschädigt.
Was tun, wenn das Vorzimmer eine E-Mail verlangt?
Die E-Mail zusagen und zwei Dinge sichern: eine direkte Adresse statt der Info-Adresse und eine Zeit, zu der der Entscheider erreichbar ist. Ohne beides ist die E-Mail eine höfliche Form der Absage. Mit beidem ist sie ein terminierter nächster Schritt.
Wann ruft man am besten an?
Belastbar lässt sich das nur für den eigenen Zielmarkt beantworten, weil es an der Branche hängt. Was sich in der eigenen Auswertung zeigte: Die Streuung zwischen guten und schlechten Zeitfenstern war kleiner als die Streuung zwischen guten und schlechten Datenqualitäten. Wer die Uhrzeit optimiert, bevor die Nummern stimmen, optimiert an der falschen Stelle.
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